Je wilt je inschrijven voor een aanbesteding. Het EMVI-plan maakt het verschil tussen winnen of verliezen. Je gaat natuurlijk voor de winst want de uitvraag sluit aan bij jouw kennis en kunde EN vult perfect het gat in de planning. Maar nu sta je voor een groot dilemma: Gaan we het schrijven van dit plan uitbesteden of zelf doen? Dit dilemma is iets waar veel teams dagelijks mee te maken hebben. We zetten de belangrijkste overwegingen voor je op een rij, zodat je een weloverwogen keuze kunt maken.
Recente berichten
Waarom uitbesteden?
Uitbesteden kan een verademing zijn, zeker als je tijd krap is of er intern geen capaciteit is.
Maar er zijn meer redenen om het schrijven van het plan uit te besteden:
• Creativiteit en frisse blik: Een externe schrijver kan vaak met een nieuwe, frisse blik naar het plan kijken. Zoals het gezegde gaat: “vreemde ogen dwingen.” Door iemand van buitenaf naar het plan te laten kijken, worden zaken zichtbaar die intern misschien niet meer opvallen. Dit zorgt voor ideeën en oplossingen die je intern mogelijk over het hoofd ziet.
• Tijdsbesparing: Vaak komen er meerdere aanvragen tegelijkertijd binnen die rond dezelfde tijd ingediend moeten worden. In dit geval is uitbesteden vaak een juiste keuze die ervoor dat de planning haalbaar blijft.
• Kennis en expertise: Externe schrijvers zijn dag in, dag uit bezig met het schrijven van plannen. Zij weten precies hoe ze de klantvraag moeten doorgronden en weten de juiste woorden op papier te zetten.
Toch zijn er ook nadelen aan uitbesteden die niet vergeten mogen worden:
• Kosten: Het inhuren van een externe partij is een investering. Hoewel dit vaak loont in de kwaliteit van het plan, is het niet altijd een optie binnen een beperkt budget.
• Kennismaking kost tijd: Externe schrijvers hebben tijd nodig om jouw organisatie en het project goed te begrijpen. Dit vergt goede communicatie en tijdige input, maar is essentieel voor een succesvol resultaat.
Waarom zelf schrijven?
Aan de andere kant zijn er situaties waarin het zelf schrijven van een EMVI-plan aantrekkelijker kan zijn:
• Teamkennis en betrokkenheid: Het team dat het plan schrijft, is vaak ook het team dat de uitvoering gaat doen. Dit zorgt voor directe betrokkenheid en de juiste kennis vanuit de praktijk.
• Volledige controle: Zelf schrijven betekent dat je de volledige controle hebt over inhoud, toon en strategie.
• Kostenbesparing: Door zelf te schrijven, vermijd je de extra kosten van een externe schrijver. Soms weegt dit zwaar, zeker als de financiële ruimte beperkt is.
Maar ook zelf schrijven heeft zijn keerzijden:
• Tunnelvisie: Teams die zelf schrijven, hebben vaak te maken met terugkerende denkpatronen. Je blijft hangen in oplossingen die in het verleden werkten, wat kan leiden tot minder onderscheidende plannen.
• Te veel details: Enthousiasme kan ertoe leiden dat je te diep ingaat op technische details die voor de beoordelaar minder belangrijk zijn. Dit kan het plan onnodig lang maken en de kern van het verhaal verzwakken.
Welke keuze is de beste?
Hier is helaas geen kant en klaar antwoord voor. Dit is geheel afhankelijk van jouw situatie. Elk project is anders en vereist een eigen aanpak. Bij Deep Tenders helpen we je graag de juiste beslissing te maken. Of je nu overweegt zelf te schrijven of het uit te besteden, een vrijblijvend gesprek kan vaak al veel duidelijk maken. Neem gerust contact op met Ingrid van der Tuuk om samen te kijken wat voor jouw situatie het beste werkt.